Görev Amacı: Özel Kalem Müdürlüğü, üst yöneticinin çalışma programını düzenleyen, iletişim ve koordinasyonu sağlayan, protokol ve temsil hizmetlerini yürüten, güven ve gizlilik esasına dayalı bir hizmet birimidir.

Temel Görev ve Sorumluluklar:

• Belediye başkanının / üst yöneticinin günlük, haftalık ve aylık programını hazırlamak ve yürütmek.

• Başkanın randevu, toplantı ve ziyaretlerini planlamak ve organize etmek.

• Başkanlık makamına gelen talep, şikâyet ve başvuruları almak, değerlendirmek ve ilgili birimlere yönlendirmek.

• Başkan ile belediye birimleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak.

• Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütmek ve evrak takibini yapmak.

• Başkanlık makamına gelen misafirleri karşılamak ve ağırlamak.

• Resmî tören, toplantı ve etkinliklerde protokol hizmetlerini yürütmek.

• Başkanın verdiği talimatların yerine getirilmesini takip etmek ve sonuçlarını raporlamak.

• Başkanlık makamına ait gizli ve özel bilgilerin korunmasını sağlamak.

• Başkanın katılacağı programlar için hazırlık yapmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak.

• Temsil ve ağırlama giderleri ile ilgili işlemleri mevzuata uygun şekilde yürütmek.

• Kurumun ve başkanlık makamının itibarını koruyacak şekilde iletişim ve temsil faaliyetlerini yürütmek.

• Gündemi takip ederek başkanı önceden bilgilendirmek ve gerekli hazırlıkları yapmak.

• Üst yönetimin verdiği diğer görevleri yerine getirmek.
  

İlgili Mevzuat:

• 5393 sayılı Belediye Kanunu: Belediye başkanının çalışmalarını düzenlemek ve desteklemek, başkanlık makamının temsil, protokol ve iletişim işlerini yürütmek, başkan ile kurum içi ve dışı ilişkileri koordine etmek.

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu: Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasına uygun şekilde başkanlık makamının harcama ve idari işlemlerini yürütür.

• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu.

• Belediye Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmeliği (yerel yönetmelik): Belediyelerde Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki, sorumluluk ve çalışma usul ve esaslarını düzenleyen yerel yönetmeliktir.

İş Tanımı Alt Başlıkları:

1. İletişim ve Koordinasyon: Başkan/üst yönetici ile birimler arasındaki iletişimi sağlamak, gelen talepleri, şikâyetleri ve başvuruları ilgili birimlere yönlendirmek, kurum dışı paydaşlarla (vatandaş, STK, diğer kurumlar) ilişkileri yürütmek.

3. Randevu ve Program Yönetimi: Üst yöneticinin günlük, haftalık programını hazırlamak, randevuları düzenlemek ve takibini yapmak, toplantı ve ziyaret organizasyonlarını planlamak.

5. Yazışma ve Evrak İşleri: Gelen-giden evrakı takip etmek, önemli yazışmaları hazırlamak veya kontrol etmek, gizlilik gerektiren belgeleri yönetmek.

7. Temsil ve Ağırlama: Misafirleri karşılamak ve ağırlamak, protokol kurallarına uygun şekilde tören ve etkinlikleri organize etmek, resmî ziyaretleri planlamak.

9. Protokol Hizmetleri: Resmî törenlerde düzeni sağlamak, üst yöneticinin katılacağı etkinlikleri koordine etmek, protokol listeleri ve düzenlemelerini yapmak.

11. Takip ve Raporlama: Üst yöneticinin verdiği talimatların takibini yapmak, yapılan çalışmalar hakkında bilgi sunmak, gündemi takip ederek yöneticiyi bilgilendirmek.